Por término medio, más del 80% de los datos contables de las empresas se registran de forma manual o semiautomática en el sistema contable. Esto significa que alrededor del 20% está totalmente automatizado. Pero, ¿cuáles son las ventajas de la gestión contable automatizada con el software de planificación de recursos empresariales (ERP)? Hay 5 factores importantes que influyen en los beneficios de pasar a la automatización:
- Pagos en línea
- Factura digital en PDF
- Recordatorio automático
- Gestión de las facturas periódicas
- Retorno de la inversión (ROI)
Todos estos elementos contribuyen a reducir los costes asociados a la gestión contable y, por lo tanto, a ahorrar dinero en las operaciones diarias para poder concentrarse en otras actividades empresariales.
Pagos en línea
Hay varias soluciones disponibles para ofrecer la gestión de pagos en línea, señala la empresa Galdón Software. Una de las más comunes es el pago con tarjeta de crédito. Esta opción es fácil de utilizar, pero implica un mayor riesgo de fraude y un mayor coste. La comisión es de aproximadamente el 2,9% del total de cada transacción, más 0,30 dólares por transacción. Sin embargo, ofrece la ventaja del uso generalizado de este método de pago y la posibilidad de gestionar las tarjetas de crédito dentro del programa de contabilidad.
Por otro lado, la transferencia de Interac está despegando poco a poco con un ritmo creciente de uso. Este tipo de transferencia permite enviar una solicitud de pago directamente a los clientes con toda la información que necesitan para realizar su pago: importe, fecha de vencimiento, número de factura. Este tipo de pago también es fácil de seguir e integrar con la gestión contable. La transferencia electrónica permite facturar hasta 10.000 dólares diarios por cliente y es altamente segura.
Los pagos de débito preautorizados son la mejor opción para las empresas que ofrecen un modelo de facturación recurrente, como las empresas de telecomunicaciones. Este método elimina el tiempo de facturación y la gestión de los pagos. Esto le permite prever más fácilmente sus beneficios con ingresos fijos.
La factura digital en PDF
Las facturas enviadas digitalmente en formato PDF tienen una gran ventaja en cuanto a la gestión de documentos y la reducción de los costes asociados al uso del papel. Incluso sin automatizar la gestión contable de una empresa, el mero hecho de pasar del papel a lo digital supone en sí mismo un ahorro considerable de tiempo de gestión y de costes de funcionamiento y almacenamiento. Se calcula que la gestión de una factura digital en formato PDF cuesta un 70% menos que una factura generada y gestionada en papel. Suficiente para convencer a muchos de que se pasen a la tecnología digital.
Recordatorio automático
Gestionar las cuentas por cobrar, elaborar extractos de cuenta, enviar avisos de cobro: son tareas que requieren tiempo y energía de sus equipos. Una vez automatizados los procesos contables, todos los recordatorios y extractos pueden realizarse de forma totalmente automatizada. Además, si todas estas actividades se gestionan digitalmente, se produce un ahorro sustancial en el uso de papel, además del tiempo necesario para gestionar estas actividades.
Automatización de la creación de facturas periódicas
No es necesario controlar las fechas de renovación o pago de las suscripciones de sus clientes: todo se hace automáticamente. Desde la creación de la factura hasta la introducción de los datos relativos al pago efectuado, ya no es necesario realizar estas acciones manualmente. Una vez más, la automatización ahorra tiempo. Y como el tiempo es oro, vemos que el rendimiento de la inversión aumenta a medida que adoptamos procedimientos automatizados y digitales.
Retorno de la inversión (ROI)
El rendimiento de la inversión es un valor clave para entender e impulsar los beneficios de las empresas. Por ello, el uso de un ERP es una solución recomendada para definir estas previsiones con relevancia mediante el cálculo del coste operativo, una estadística ilegítimamente descuidada por los profesionales.
En conclusión
Si estás pensando en adoptar una solución contable que ofrezca la automatización de la gestión de las facturas, pero no estás seguro de querer dar el paso, empieza por calcular el retorno de la inversión que supone para tu empresa esa transformación de la gestión contable. Pronto se dará cuenta de que, a pesar de la importante inversión que requiere la implantación de este tipo de software, el retorno de esta inversión financiera es superior a los costes iniciales a medio y largo plazo.